I. Ověřování cizích veřejných listin

Dne 16.3.1999 vstoupila pro Českou republiku v platnost Úmluva o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin, přijatá v Haagu dne 5.10.1961, dále jen Úmluva. Český text Úmluvy, včetně v příloze uveřejněného závazného „Vzoru doložky o ověření apostilou“, byl Sdělením Ministerstva zahraničních věcí ČR uveřejněn ve Sbírce zákonů pod č. 45, částka 17. V souvislosti s tím došlo ke změně a určitému zjednodušení procesu ověřování veřejných listin, jež mají být použity v těch cizích státech, které jsou smluvními státy Úmluvy a s nimiž ČR nemá sjednáno osvobození od ověřování prostřednictvím dvoustranných mezinárodních smluv. Zjednodušení v zásadě spočívá v jediném formálním úkonu, t.j. v opatření ověřované listiny ověřovací doložkou, tzv. Apostilou /apostille/, (čl. 3 odst. 1 a čl. 4 Úmluvy). Odpadá tedy další ověřování listiny, např. zastupitelským úřadem státu, kde má být listina použita.Orgánem pověřeným podle čl. 6 Úmluvy opatřit ověřovanou listinu Apostilou je v České republice: a) pro listiny vydávané justičními orgány, včetně listin vydávaných nebo ověřovaných notáři: Ministerstvo spravedlnosti ČR – mezinárodní odbor, b) pro ostatní listiny vydávané nebo ověřené orgány státní správy nebo jinými orgány: Ministerstvo zahraničních věcí ČR – konzulární odbor.

Seznam smluvních států Haagské úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin:

1. Albánie
2. Andorra
3. Antigua a Barbuda
4. Argentina
5. Arménie
6. Austrálie
7. Ázerbajdžán
8. Bahamy
9. Barbados
10. Belgie
11. Belize
12. Bělorusko
13. Bosna a Hercegovina
14. Botswana
15. Brunej Darussalam
16. Bulharsko
17. bývalá Jugoslávská republika Makedonie
18. Cookovy ostrovy
19. Česká republika
20. Čína – pouze Hong Kong a Macao
21. Dominika
22. Ekvádor
23. Estonsko
24. Fidži
25. Finsko
26. Francie + Francouzská Polynesie, Francouzské území Affars a Issas, Guadelupe, Guyana, Komorské ostrovy, Martinik, Nová Kaledonie, Réunion, Svatý Pierre a Miquelon, Wallis a Futuna
27. Grenada – od 7. dubna 2002 (do tohoto data vedena pod Velkou Británií)
28. Honduras
29. Chorvatsko
30. Indie
31. Irsko
32. Island
33. Itálie
34. Izrael
35. Japonsko
36. JAR
37. Kazachstán
38. Kolumbie
39. Kypr
40. Lesotho
41. Libérie
42. Lichtenštejnsko
43. Litva
44. Lotyšsko
45. Lucembursko
46. Maďarsko
47. Malawi
48. Malta
49. Marshallovy ostrovy
50. Mauricius
51. Mexiko
52. Monako
53. Namibie
54. Německo
55. Niue
56. Nizozemí + Nizozemské Antily, Aruba
57. Norsko
58. Nový Zéland
59. Panama
60. Polsko
61. Portugalsko + Angola, Mosambik
62. Rakousko
63. Rumunsko
64. Ruská federace
65. Řecko
66. Salvador
67. Samoa
68. San Marino
69. Seychely
70. Slovensko
71. Slovinsko
72. Srbsko a Černá Hora
73. Surinam
74. Svatá Lucie
75. Svatý Kryštof a Nevis
76. Svatý Vincenc a Grenadiny
77. Svazijsko
78. Španělsko
79. Švédsko
80. Švýcarsko
81. Tonga
82. Trininad a Tobago
83. Turecko
84. USA + Americká Samoa, Guam, Severní Marianiny Ostrovy (Northern Mariana Islands), Puerto Rico, Panenské ostrovy Spojených států (Virgin Islands of the United States)
85. Ukrajina
86. Velká Británie + Jersey, the Bailiwick of Guernsey, Ostrov Man, Anguilla, Bermudy, Brititish Antarctic Territory, Britské Panenské ostrovy (British Virgins Islands), Britské Šalamounovy ostrovy (British Solomon Islands), Kajmanské ostrovy, Falklandské ostrovy, Gibraltar, Montserrat, Svatá Helena, Jižní Jiřího a Jižní Sendvičův Ostrovy (South Georgia and South Sandwich Islands, Turks a Caicos Islands
87. Venezuela

II. Vyšší ověření listin (tzv. superlegalizace) podle § 62 zákona č. 97/1963 Sb., o mezinárodním právu soukromém a procesním

Tento způsob ověření platí pro listiny, jež mají být použity ve státech, s nimiž nemá ČR sjednáno osvobození od vyššího ověření prostřednictvím dvoustranné mezinárodní smlouvy a které nejsou členskými státy shora citované Úmluvy. U justičních listin a listin vydávaných nebo ověřovaných notáři superlegalizaci provádí Ministerstvo spravedlnosti ČR. Poté následuje další vyšší ověření Ministerstvem zahraničních věcí ČR a navazující ověření zastupitelským úřadem toho státu, kde má být listina použita. U listin vydávaných nebo ověřených orgány státní správy toto vyšší ověření provádí přímo Ministerstvo zahraničních věcí ČR a pak následuje ověření příslušným zastupitelským úřadem.

Seznam států, s nimiž má ČR uzavřenu dvoustrannou smlouvu o právní pomoci, ve které jsou specifikovány veřejné listiny, jež jsou osvobozeny od vyššího ověření :

1. Afghánistán – č. 44/1983 Sb.
2. Albánie – č. 97/1960 Sb.
3. Alžírsko – č. 17/1984 Sb.
4. Belgie – č. 59/1986 Sb.
5. Bulharsko – č. 3/1978 Sb.
6. Francie – č. 83/1985 Sb.
7. Itálie – č. 508/1990 Sb. – pouze listiny vyhotovené v souvislosti s dožádáním soudu
8. Jemen – č. 76/1990 Sb.
9. Jugoslávie – č. 207/1964 Sb. – platí pro všechny nástupnické státy po bývalé SFRJ.
10. Korea (KLDR) – č. 93/1989 Sb.
11. Kuba – č. 80/1981 Sb.
12. Kypr – č. 96/1983 Sb.
13. Maďarsko – č. 63/1990 Sb.
14. Mongolsko – č. 106/1978 Sb.
15. Polsko – č. 42/1989 Sb.
16. Portugalsko – č. 22/1931 Sb.
17. Rakousko – č. 9/1963 Sb.
18. Rumunsko – č. 1/1996 Sb.
19. bývalý SSSR – č. 95/1983 Sb. – do Smlouvy sukcedovaly pouze Ruská federace a Bělorusko. Ostatní nástupnické státy sukcesi do Smlouvy nepotvrdily, proto je třeba, aby listiny do těchto států byly buď ověřovány Apostilou (viz seznam států výše) nebo superlegalizovány.
20. Řecko – č. 102/1983 Sb.
21. Slovensko – č. 209/1993 Sb.
22. Sýrie – č. 8/1985 Sb.
23. Španělsko – č. 6/1989 Sb.
24. Švýcarsko – č. 9/1928 Sb.
25. Ukrajina – č. 123/2002 Sb.m.s.
26. Uzbekistán – č. 133/2003 Sb.m.s.
27. Vietnam – č. 98/1984 Sb.

Doporučujeme zjistit si, jaká ověření na vás bude příslušný cizí úřad nebo orgán požadovat, protože dochází i k případům, kdy cizí úřady (orgány) nerespektují ustanovení výše citovaných mezinárodních smluv a požadují např. vyšší ověření listin i tam, kde je sjednáno mezinárodní smlouvou osvobození od vyššího ověření.